Okres przetwarzania danych osobowych w orzeczeniach o niepełnosprawności – jak ustalić
Pracodawca zatrudniający pracownika, który przedstawił orzeczenie o niepełnosprawności, musi dokonywać przeglądu jego danych osobowych co 5 lat. Wskazówki dotyczące tego obowiązku przedstawił Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Dane osobowe pracowników niepełnosprawnych pozyskiwane z ich inicjatywy
Stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczy danych osobowych przekazywanych dobrowolnie przez pracowników w przedkładanych orzeczeniach o niepełnosprawności w celu skorzystania z uprawnień takich jak dodatkowy urlop wypoczynkowy, przerwy, zwolnienia od pracy, czy obniżenie wymiaru czasu pracy.
Pracownik nie ma obowiązku przedłożenia pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności.
Pracodawca musi brać pod uwagę fakt, że orzeczenia o niepełnosprawności przedstawiane przez pracowników mają określony termin ważności np. 5 lat. Po upływie tego terminu zwykle pracownicy dostarczają pracodawcy kolejne orzeczenia. Czy oznacza to konieczność anonimizacji danych osobowych w orzeczeniu, które utraciło ważność?
Przeglądy przydatności danych osobowych niepełnosprawnych – jak często
Kwestię tę, jak wskazuje Prezes UODO, regulują przepisy krajowe. Z art. 2b ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych pracodawcy, podmioty i osoby realizujące zadania wynikające z tej ustawy:
-
przechowują dane osobowe wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych,
-
dokonują przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co 5 lat.
5 lat to termin maksymalny – konieczne uwzględnienie zasady ograniczenia przechowywania
Nie można przy tym zapominać o regule ograniczenia przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO.
Dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są one przetwarzane.
Raport z przeglądu przydatności danych osobowych pracowników niepełnosprawnych
Z powyższego wynika, że co najmniej raz na 5 lat należy dokonywać przeglądu danych osobowych pracowników niepełnosprawnych w celu ustalenia, czy w świetle zasady ograniczenia przechowywania ich przetwarzanie nadal jest zasadne dla określonych i uzasadnionych celów.
Administrator przetwarza dane osobowe w orzeczeniach o niepełnosprawności w celu udokumentowania dodatkowych uprawnień pracownika wynikających z niepełnosprawności na potrzeby kontroli. Fakt ten należy wykazać w raporcie z przeglądu przydatności przetwarzania danych. Przykładowo w przypadku kontroli PIP należy mieć na względzie, że Inspekcja przeprowadza, nie rzadziej niż co 3 lata, kontrolę w zakładach pracy chronionej i w zakładach aktywności zawodowej w zakresie przestrzegania przepisów ustawy (art. 30 ust. 3c ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych).
Przeczytaj także: Przegląd danych osób niepełnosprawnych – kiedy jest konieczny?
-
Biuletyn UODO (czerwiec 2024 r.)
Słowa kluczowe:
dane osobowe orzeczenie o niepełnosprawności- Przetwarzanie danych osobowych w grupie przedsiębiorstw według RODO
- Jak zabezpieczyć infrastrukturę informatyczną w związku z powodzią – rekomendacje Pełnomocnika Rządu ds. Cyberbezpieczeństwa
- Referencje w procesie zamówień publicznych - jaka jest podstawa przetwarzania danych osobowych wg RODO
- 1,5% podatku na OPP – co z danymi osobowymi darczyńców w zeznaniach podatkowych
- Czy inspektor ochrony danych może obsługiwać zgłoszenia naruszenia prawa od sygnalistów
- Jak przygotować procedury cyberbezpieczeństwa w placówce medycznej
Bezpieczne przechowywanie danych w chmurze
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
