W związku z likwidacją gimnazjów pojawia się pytanie, co stanie się ze zbiorami danych przetwarzanych przez te szkoły. GIODO radzi, jak należy postąpić z takimi zbiorami danych – czy złożyć wniosek o ich usunięcie z rejestru, czy może zgłosić zmiany w zbiorach.
1 września 2017 r. wejdzie w życie ustawa z 14 grudnia 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo oświatowe. Zakłada ona m.in. likwidację gimnazjów. W związku z tym do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych docierają pytania od tych szkół, jakich obowiązków powinny one dopełnić w zakresie prowadzonych zbiorów danych osobowych i czy muszą składać wnioski o wykreślenie tych zbiorów.
GIODO informuje, że po 1 września 2017 r. szkoły, na które przejdą prawa i obowiązki dotychczasowych gimnazjów, staną się administratorami danych przetwarzanych przez zlikwidowane placówki. Ci nowi administratorzy danych powinni ocenić, czy zaprzestano przetwarzania danych w zbiorach zgłoszonych przez gimnazja – będzie to przesłanka do wykreślenia zbioru z rejestru, ewentualnie czy konieczne jest zgłoszenie zmian w tych zbiorach (np. gdy celem przetwarzania danych stała się archiwizacja).
Obowiązek zgłaszania zmian w zbiorze (art. 41 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych) nie dotyczy sytuacji, w której administrator danych powołał administratora bezpieczeństwa informacji i zgłosił go GIODO do rejestracji, a w zbiorze przetwarzane są wyłącznie dane zwykłe, np. jeśli ABI został powołany, nie trzeba zgłaszać do rejestracji takich zbiorów jak rejestry korespondencji, w których przetwarzane są dane zwykłe.
GIODO twierdzi, że w związku z włączeniem gimnazjum do innej szkoły nie powstaną nowe zbiory danych osobowych, gdyż każda szkoła prowadzi analogiczne zbiory (np. związane z rekrutacją), w których cel przetwarzania, zakres danych i podstawa prawna są tożsame. Możliwe jest zatem włączenie danych przetwarzanych w dotychczasowych zbiorach danych prowadzonych przez gimnazja do istniejących już zbiorów danych prowadzonych przez szkołę, do której włączono gimnazjum.
Nawet przechowywanie dokumentów wyłącznie w celu archiwalnym jest równoznaczne z przetwarzaniem zawartych w nich danych osobowych.
W większości przypadków wygaszanie gimnazjów nie będzie się wiązało z koniecznością złożenia wniosku o wykreślenie zbioru przez szkoły, w które zostaną przekształcone gimnazja, lub w skład których wejdą te likwidowane placówki – informuje GIODO. Ewentualne wątpliwości, które mogą się pojawić w konkretnych przypadkach, będą rozstrzygane w toku indywidualnych postępowań prowadzonych przez organ.
GIODO
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
