Jak zawiadomić o wyznaczeniu inspektora ochrony danych

Obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych określony został w art. 37 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych – RODO (w przypadku podmiotów publicznych należy dodatkowo uwzględnić art. 9 nowej ustawy o ochronie danych osobowych przekazanej 16 maja 2018 r. do podpisu Prezydenta RP). Artykuł 37 ust. 7 RODO zobowiązuje administratora i podmiot przetwarzający do zawiadamiania Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (nowa nazwa organu nadzorczego) o danych kontaktowych inspektora ochrony danych.

Sposób i terminy zawiadomienia o wyznaczeniu IOD zostały szczegółowo określone w przepisach nowej ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 i 3 tej ustawy w zawiadomieniu o wyznaczeniu należy wskazać:

1) imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora,

2) imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna,

3) firmę przedsiębiorcy oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,

4) pełną nazwę oraz adres siedziby, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest inny podmiot inny niż osoba fizyczna lub osoba prowadząca działalność gospodarczą,

5) numer identyfikacyjny REGON, jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu.

W okresie przejściowym bezpośrednio po wejściu w życie ustawy, zostały przewidziane różne terminy na dopełnienie tego obowiązku. Zależą one od tego, czy dany podmiot przed 25 maja 2018 r. miał powołanego administratora bezpieczeństwa informacji (ABI), a także od tego, czy nowe przepisy nakładają na niego obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych.

Jeżeli na administratorze w świetle nowych przepisów spoczywa obowiązek wyznaczenia IOD, to powiadomienia należy dokonać:

• do 1 września 2018 r. – gdy administrator wyznaczył ABI przed 25 maja 2018 r. i decyduje, że ta sama osoba będzie pełnić u niego funkcję inspektora ochrony danych (art. 158 ust. 1 i 2 nowej ustawy),
• do 1 września 2018 r. – gdy administrator wyznaczył administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) przed 25 maja 2018 r., ale do pełnienia funkcji inspektora ochrony danych chce wyznaczyć inną osobę (art. 158 ust. 1 nowej ustawy),
• do 31 lipca 2018 r. – gdy administrator nie powołał ABI przed 25 maja 2018 r. (art. 158 ust. 4 nowej ustawy).

Jeżeli na administratorze w świetle nowych przepisów nie spoczywa obowiązek wyznaczenia IOD, a zdecydował się on na wyznaczenie takiej osoby, to powiadomienia powinien dokonać:

• do 1 września 2018 r. – gdy administrator wyznaczył ABI przed 25 maja 2018 r. i decyduje, że ta sama osoba będzie pełnić u niego funkcję inspektora ochrony danych (art. 158 ust. 1 i 2 nowej ustawy),
• do 1 września 2018 r. – gdy administrator wyznaczył ABI przed 25 maja 2018 r., ale do pełnienia funkcji inspektora ochrony danych chce wyznaczyć inną osobę (art. 158 ust. 1 nowej ustawy),
• w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia inspektora ochrony danych – gdy administrator nie wyznaczył ABI przed 25 maja 2018 r., ale decyduje się na wyznaczenie inspektora ochrony danych (art. 10 nowej ustawy).

W przypadku podmiotów przetwarzających, które zgodnie z nowymi przepisami:

• będą miały obowiązek wyznaczenia IOD, powiadomienie powinno nastąpić do 31 lipca 2018 r. (art. 158 ust. 5 nowej ustawy),
• nie będą miały obowiązku wyznaczenia IOD, a zdecydują się na powołanie takiej osoby, powiadomienie powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia (art. 10 ust. 1 nowej ustawy).

Zgodnie z art. 10 ust. 6 nowej ustawy o ochronie danych osobowych zawiadomienia o wyznaczeniu IOD należy dokonywać w postaci elektronicznej i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Po 25 maja 2018 r. na stronie internetowej urzędu będzie udostępniony elektroniczny formularz służący do tego celu.

Od 25 maja 2018 r. nie należy kierować do Prezesa UODO zgłoszeń powołania i odwołania ABI.

Zgodnie z nową ustawą o ochronie danych osobowych 25 maja 2018 r. straci moc obowiązująca ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, m.in. w zakresie, w jakim przewidywała obowiązek zgłaszania do GIODO powołania i odwołania ABI. Od tego dnia nie należy zatem kierować takich wniosków.

Przepisy nowej ustawy o ochronie danych osobowych przewidują, że podmiot, który wyznaczył inspektora, udostępnia imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora niezwłocznie po jego wyznaczeniu, na swojej stronie internetowej, a jeżeli nie prowadzi własnej strony internetowej, w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia działalności (art. 11).