Potwierdzanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy a RODO

Obowiązkiem każdego pracownika jest świadczenie pracy w miejscu umówionym pod kierownictwem pracodawcy. Oznacza to, że pracownik w określonych godzinach powinien pozostawać w dyspozycji pracodawcy - w stanie fizycznej i psychicznej gotowości do wykonywania obowiązków. Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracownika między innymi o przyjętym w zakładzie pracy sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy. Lista obecności jest jedną z form potwierdzania przez pracowników obecności na terenie zakładu. W praktyce potwierdzenie przybycia i obecności w pracy może mieć różną formę.

Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii zawartości listy obecności. Przyjmuje się, że może ona zawierać imię i nazwisko pracownika oraz ewentualnie wskazanie stanowiska służbowego. Zakres powyższych danych jest jak najbardziej wystarczający, uwzględniając cel listy obecności - jakim jest potwierdzenie obecności konkretnego pracownika w zakładzie pracy.

W praktyce pracodawca może mieć wątpliwość, czy dopuszczalną praktyką jest umieszczanie w liście obecności informacji dotyczącej faktycznej godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy. Uwzględniając brak szczegółowych uregulowań dotyczących list obecności, w tym pozostałych sposobów potwierdzania obecności pracownika w zakładzie można przyjąć, że pracownik na liście obecności może umieszczać wpis odnoszący się do godziny przybycia do zakładu pracy oraz jego opuszczania. Fakt, iż pracownik pracuje według harmonogramowych godzin pracy - przykładowo od 8:00 do 16:00 w ramach podstawowego systemu czasu pracy nie daje jeszcze absolutnie gwarancji, że pracownik faktycznie w tych godzinach faktycznie na terenie zakładu przebywa. Doprecyzowaniem w tym zakresie może być zatem informacja umieszczana w liście obecności w zakresie faktycznego czasu przybycia do pracy oraz opuszczenia zakładu po zakończeniu dniówki.