Kwestią o kluczowym znaczeniu będzie zapewnienie przez administratorów danych - dotychczasowego jak również nowego pracodawcę aby w procesie przekazywania dokumentacji uczestniczyły wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych pracowników - w szczególności osoby upoważnione do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy.
W przypadku, o którym mowa w art. 231 Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy.
Ułomnością obowiązujących regulacji prawnych w zakresie przejścia pracodawcy na nowego pracodawcę jest brak bezpośrednich wskazań dotyczących procedury przekazywania dokumentacji pracowniczej. Powoduje to, że pracodawca przejmowany oraz przyjmujący mogą mieć uzasadnione wątpliwości w zakresie prawidłowego postępowania - tak aby było ono zgodne z zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych zabezpieczając dane przed przypadkowym wyciekiem.
Podstawową kwestią jest zadbanie aby w procesie przekazywania dokumentacji uczestniczyły wyłącznie osoby upoważnione przez pracodawców do przetwarzania danych osobowych pracowników. Mogą to być zarówno osoby upoważnione przez pracodawcę do dokonywania czynności w zakresie prawa pracy - w tym czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych pracowników, jak również osoby które będą upoważnione do przetwarzania danych osobowych w ramach czynności doraźnych związanych z procesem przekazywania dokumentacji.
Z przepisów nie wynika obostrzenie aby w procesie przekazywania dokumentacji uczestniczyły wyłącznie osoby, które wcześniej wykonywały w imieniu pracodawcy czynności z zakresu prawa pracy. Udział osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych pracowników w procesie przekazywania dokumentacji jest niezbędny zarówno na etapie przygotowania dokumentacji do przekazania, podczas czynności związanych z jej transportem, jak również podczas formalnego ostatecznego przekazywania dokumentacji nowemu pracodawcy.
Mimo, iż z przepisów prawa pracy to bezpośrednio nie wynika, prawidłowe przekazanie dokumentacji powinno być właściwie udokumentowane - przykładowo z wykorzystaniem protokołu zdawczo-odbiorczego, z którego będzie wynikało jakie dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej zostają przekazane.
Warto pamiętać, że § 7 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. jest przepisem prawa pracy. Tym samym jego przestrzeganie może być kontrolowane przez inspektorów pracy. Uwzględniając jednak brak precyzyjnych zasad dotyczących przekazywania dokumentacji, konkretnych procedur zapewniających zgodność czynności z zasadami ochrony danych osobowych nie należy spodziewać się aby inspektor pracy wymagał zachowania ponad standardowych procedur w omawianym zakresie. Kluczową kwestią jest zapewnienie procesie przekazywania dokumentacji udziału osób upoważnionych oraz niedopuszczenie do wycieku danych, utraty dokumentacji lub jej zniszczenia.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
