Częstym zwyczajem jest publikacja zdjęć z imprez firmowych. Może zdarzyć się, że publikacja będzie miała miejsce już w przypadku zakończenia zatrudnienia z pracownikiem. Sprawdź, czy w takiej sytuacji jest ona dopuszczalna.
Sprawdź:
jaki jest status wizerunku pracownika,
jak podejść do publikacji wizerunku byłego pracownika,
jak ocenić przekazanie wizerunku byłego pracownika fotografowi.
Podstawowym w zakresie oceny sytuacji przedstawionej w pytaniu jest ustalenie czy fotografie (wizerunki) osób fizycznych wpisują się w pojęcie danych osobowych. Zgodnie z art 4 pkt 1 RODO dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Wizerunek osoby fizycznej utrwalony w formie wyraźnego zdjęcia jest informacją odnoszącą się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej w oparciu o jej indywidualne cechy fizyczne takie jak rysy twarzy.
Brak jest jednak przepisów, które umożliwiałyby pozyskanie zdjęć pracowników jako danych osobowych. Z tego względu w typowych przypadkach przetwarzanie fotografii pracowników może odbywać się za ich zgodą. Co więcej, wymagane jest zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku.
O przetwarzaniu wizerunku pracownika przeczytasz także tutaj>>
Warto zawczasu zadbać o precyzyjne określenie zakresu czasowego takiej zgody - czy dotyczy ona wyłącznie okresu trwania stosunku pracy (niezależnie od liczby zawieranych umów) czy zgoda jest udzielona na czas nieokreślony i umożliwia przetwarzanie wizerunku pracowników również po ustaniu zatrudnienia.
W przypadku byłych pracowników, gdzie nie można ustawić precyzyjnie zakresu czasowego zgody dotyczącej przetwarzania wizerunków, warto skontaktować się z nimi (o jest to możliwe) w celu uzyskania informacji - udzielenia zgody na kontynuowanie przetwarzania wizerunków po ustaniu stosunku pracy.
Nie ma bezpośrednich regulacji dotyczących zasad współpracy między pracodawcą administratorem danych swoich pracowników a zewnętrznymi podmiotami świadczącymi usługi fotograficzne - za wyjątkiem konieczności regulowania kwestii współpracy w ramach umów prawa cywilnego.
W sytuacji gdy podmiot świadczący usługi fotograficzne nie będzie samodzielnie decydował o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych pracowników w tym fotografii - wówczas podstawą współpracy obok umowy cywilnoprawnej powinna być umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Natomiast w sytuacji gdy firma zewnętrzna świadcząca usługi fotograficzne jest podmiotem samodzielnym w kontekście decyzyjności o celach i sposobach przetwarzania danych a przetwarzanie nie będzie odbywało się na polecenie zewnętrznego administratora danych (pracodawcy pracowników uwidocznionych na zdjęciach), wówczas można uznać, że współpraca między stronami będzie polegała na udostępnieniu danych, bez konieczności zawierania umowy powierzenia przetwarzania danych.
rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1) - art. 4 pkt 1-2, art 5, art 6-7, art. 13, art. 28
ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U z 2020 r. poz. 1320) - art 221 § 1.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
