Dość powszechną praktyką jest przyznawanie z ZFŚS świadczeń o charakterze zdrowotnym np. różnego rodzaju zapomóg zdrowotnych czy dofinansowania do zakupu leków bądź sprzętu medycznym. W takim przypadku pracodawca przetwarza dane osobowe o zdrowiu i to nie tylko pracowników. Są to co oczywiste dane wrażliwe.
Co oczywiste, działalność socjalna prowadzona przez pracodawcę wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych. Dane te zgodnie z regułą minimalizmu są przetwarzane w niezbędnym zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy w tym ustawy o ZFŚS. Zgodnie z przepisem art 8 ustawy o ZFŚS, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Ustalenia, czy i w jakiej wysokości uprawnionemu wymagają przetwarzania danych osobowych tego uprawnionego – zarówno pracowników, emerytów, rencistów, jak i członków rodziny pracowników, w tym danych wrażliwych – dotyczących szeroko rozumianej sytuacji zdrowotnej.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Dodatkowo pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia np. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej beneficjenta ZFŚS.
Rozwiązania te dotyczą także świadczeń o charakterze zdrowotnym. Udzielanie takich świadczeń z ZFŚS się z przetwarzaniem danych szczególnej kategorii (dawniej danych wrażliwych) - o stanie zdrowia.
Pracodawca finansuje z ZFŚS zakup aparatów słuchowych. Zapotrzebowanie na aparat słuchowy jednoznacznie sugeruje bowiem, że dana osoba posiada określony ubytek słuchu. Dochodzi więc do przetwarzania danych szczególnej kategorii.
Osoby przetwarzające dane wrażliwe o zdrowiu uprawnionych do ZFŚS muszą zostać do tego upoważnione na piśmie.
Z przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wynika, że pracodawca przetwarza dane osobowe, w tym dotyczące stanu zdrowia przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Dotyczy to także danych szczególnej kategorii – nie przewidziano tu żadnych odrębnych rozwiązań. Wydaje się, że właściwym jest przechowywanie tych danych osobowych tak długo, jak długo jest to konieczne do przyznania danego świadczenia.
W celu ustalenia zasadności dalszego przechowywania danych pracodawca powinien organizować przeglądy nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym.
Z wideoszkolenia dowiesz się m.in.:
Szkolenie prowadzi Agnieszka Wachowska, radczyni prawna, Co-Managing Partners, Szefowa zespołu IT-Tech w TKP
© Portal Poradyodo.pl
