Oświadczenie o miejscu urodzenia na potrzeby szkolenia a zgoda na przetwarzanie danych – komentarz eksperta

Forma zatrudnienia jaką jest stosunek pracy, która najczęściej kojarzy się z umową o pracę, wymaga przetwarzania danych osobowych - zarówno osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak również pracownika - czyli osoby już zatrudnionej. Przepisy Kodeksu pracy wskazują na katalog danych osobowych, które musi podać ubiegający się o zatrudnienie oraz pracownik. Udostępnienie tych danych następuje w formie oświadczenia. Należy pamiętać, że oświadczenie takie nie jest jednoznaczne z udzieleniem przez pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych. Zarówno ubiegający się o zatrudnienie, jak i pracownik mają bowiem obowiązek prawny podać dane osobowe wynikające z przepisów prawa pracy - niezależnie od tego, czy im się to podoba czy nie. W sytuacji gdyby powstrzymali się z przekazaniem oświadczenia zawierającego wymagane dane osobowe - wówczas ubiegający się o zatrudnienie nie zostałby zatrudniony, pracownik naruszyłby swoje obowiązki pracownicze, co skończyłoby się szybkim zakończeniem współpracy.

Dlatego na potrzeby prawidłowego wypełnienia zaświadczenia o ukończeniu szkolenia okresowego bhp, organizator szkolenia ma prawo żądać od pracownika podania informacji w sprawie miejsce urodzenia. Natomiast obowiązkiem pracownika jest udzielenie takiej informacji. Informacja ta przekazywana jest w formie oświadczenia, które, podobnie jak w przypadku danych osobowych przekazywanych przez ubiegającego się o zatrudnienie oraz przez pracownika - w zakresie danych osobowych o których mowa w kodeksie pracy, nie jest jednocześnie zgodą na przetwarzanie informacji dotyczącej miejsca urodzenia.

Zgoda na przetwarzanie informacji w sprawie miejsca urodzenia nie jest bowiem warunkiem niezbędnym do przetwarzania tej informacji przez organizatora szkolenia. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik w oświadczeniu w sprawie przetwarzania danych osobowych - w omawianym przypadku w zakresie miejsca urodzenia, w sposób wyraźny podkreślił, że udziela zgody na przetwarzanie udostępnionych informacji. Niezależnie od tego, czy taka wyeksponowana zgoda zostanie udzielona czy też nie, samo oświadczenie będące wypełnieniem przez pracownika obowiązku prawnego stanowi wystarczającą podstawę do przetwarzania informacji dotyczącej miejsca urodzenia - na potrzeby prawidłowego wypełnienia zaświadczenia o ukończeniu szkolenia okresowego.