Wiemy, jakich danych osobowych może żądać pracodawca od pracownika, który uległ wypadkowi przy pracy. Wiedzę w tym zakresie możemy czerpać z treści protokołu powypadkowego i karty wypadku. Dokumenty te nie dają jednak odpowiedzi na pytanie, jakich danych osobowych można żądać od świadka wypadku przy pracy.
Niezależnie od podejmowanych przez pracodawców środków technicznych i organizacyjnych, w praktyce nie można wykluczyć zdarzenia jakim jest wypadek przy pracy. W sytuacji gdy do niego dojdzie a informacja ta dotrze do pracodawcy, wówczas niezbędne będzie ustalenie okoliczności i przyczyn zdarzenia przez powołany przez pracodawcę zespół powypadkowy.
Kluczowym dokumentem jaki zostaje wytworzony w ramach postępowania powypadkowego, jest protokół powypadkowy. Nie może mieć on kształtu dowolnego, musi bowiem w pełni odpowiadać wymogom, o którym mowa rozporządzeniu MRPiPS z 24 maja 2019 r.
Zespół powypadkowy jest zobowiązany zapoznać poszkodowanego z treścią protokołu powypadkowego przed jego zatwierdzeniem. Obowiązkiem zespołu powypadkowego jest zapoznanie poszkodowanego z całym protokołem powypadkowym, którego częścią są załączniki do protokołu.
Ukształtowaną od wielu lat praktyką jest protokołowanie wyjaśnień od świadków zdarzenia - zarówno od osób, które są zatrudnione w zakładzie jak również od osób postronnych, które były w pobliżu miejsca zdarzenia. Zespół powypadkowy jak również pracodawca mogą mieć uzasadnione wątpliwości co do zakresu danych osobowych świadka wypadku przy pracy - w szczególności gdy jest nim osoba postronna, spoza zakładu pracy. Wątpliwości wynikają z tego, że żaden przepis na chwilę obecną nie wskazuje precyzyjnego zakresu danych osobowych jakie można uzyskać od świadka wypadku.
W tym zakresie należy kierować się regułą minimalizacji danych osobowych - tym samym dane osobowe pozyskiwane od świadków wypadku, w szczególności osób z zewnątrz, powinny być ograniczone do niezbędnego minimum, korespondującego z celem przetwarzania tych danych - jakim jest wymóg prawny związany z uzyskaniem informacji od świadków.
Świadkowie ci powinni być skonkretyzowani personalnie - za niezbędny zakres danych należy zatem uznać imię i nazwisko oraz ewentualnie dane kontaktowe które umożliwiają skontaktowanie się ze świadkiem w sytuacji gdyby w toku postępowania powypadkowego zaszła taka potrzeba.
Podobnie jak przepisy nie regulują z zakresu danych osobowych świadków wypadk,u tak samo trudno o wskazanie bezpośredniej podstawy prawnej w zakresie okresu przetwarzania takich danych. W braku szczególnych regulacji warto odwołać się do okresu przechowywania przez pracodawców protokołów ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.
Zgodnie z art. 234 Kodeksu pracy obowiązkiem pracodawcy jest przechowywać protokół powypadkowy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez okres 10 lat. Usprawiedliwionym postępowaniem w kontekście zapewnienia integralności i kompletności dokumentacji powypadkowej będzie przetwarzanie danych osobowych świadków wypadku w ramach wskazanego przedziału czasu.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
