W przypadku jednostek samorządu terytorialnego wyłączona została możliwość oparcia się o przesłankę z art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora. Na przesłankę tę bowiem nie mogą powoływać się organy publiczne przetwarzające dane osobowe w ramach realizacji swoich zadań. Jaką zatem podstawę prawną podać w przypadku przetwarzania danych osobowych w celu dochodzenia roszczeń przez jednostkę?
W przypadku podmiotów publicznych wyłączona została możliwość oparcia procesu przetwarzania danych o przesłankę wynikającą z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wobec tego w przypadku danych zwykłych rozważyć należy podstawy określone w art. 6 ust. 1:
Jeśli zaś chodzi o dane szczególnych kategorii to w grę mogą wchodzić art. 9 ust. 2 lit. b, lit. c lub lit. i RODO.
Dochodzenie roszczeń będzie wiązało się z przetwarzaniem zwykłych danych osobowych. Sprawdźmy więc, kiedy można powołać się na poszczególne podstawy.
|
art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
Powołanie się na tę przesłankę jest możliwe tylko wtedy, gdy w przepisach prawa wprost wskazano obowiązek przetwarzania określonych danych. |
|
art. 6 ust. 1 lit. e RODO |
Należy powołać się na tę przesłankę, gdy przepisy nie przewidują wprost upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, ale nakładają na administratora danych zadanie publiczne, dla realizacji którego niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych. Zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, w imię których ma się odbywać przetwarzanie danych osobowych, muszą być określone prawem i do ich realizacji niezbędne musi być przetwarzanie danych osobowych. |
Zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. W myśl zaś art. 254 ww. ustawy w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązują następujące zasady gospodarki finansowej ustalanie, pobieranie i odprowadzanie dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego następuje na zasadach i w terminach wynikających z obowiązujących przepisów.
W przypadku dochodzenia roszczeń podstawą przetwarzania danych osobowych będzie zatem art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z przywołanymi regulacjami ustawy o finansach publicznych.
Administrator powinien zapewnić, aby dane były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Administrator danych może przechowywać dane osobowe przez okres dłuższy jedynie w przypadku, gdy będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1 RODO. Dane osobowe mogą być zatem przechowywane (licząc od momentu ich pozyskania) przez okres niezbędny dla realizacji obowiązków ustawowych lub zadań publicznych przez jednostkę samorządu terytorialnego, a w celach archiwalnych przez okres wynikający z kategorii archiwalnej dokumentacji, zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją kancelaryjną.
Przy ustalaniu okresu retencji danych należy wziąć pod uwagę okresy przedawnienia roszczeń wynikające z przepisów prawa dla konkretnych rodzajów roszczeń (np. z kodeksu cywilnego dla umowy sprzedaży, zlecenia, czy robót budowlanych).
Ponadto wpływ na bieg okresu przedawnienia roszczeń, a tym samym na okres przechowywania danych osobowych mają takie okoliczności jak np. zawieszenie i przerwanie biegu przedawnienia czy uzyskanie wyroku sądowego i prowadzenie egzekucji.
Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu i zarządzaniu danymi na zdalnych serwerach, które są dostępne przez internet. Zamiast przechowywać pliki na lokalnych dyskach twardych lub serwerach, użytkownicy mogą korzystać z infrastruktury dostarczanej przez dostawców usług chmurowych. Jest to wygodne i efektywne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca, elastyczność, skalowalność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
© Portal Poradyodo.pl
